Sut gall gwaith tîm a chyfathrebu da helpu i ddarparu gofal diogel, dibynadwy ac effeithiol?
Gan Frank Federico, y Sefydliad Gwella Gofal Iechyd
Mae Frank Federico yn uwch arbenigwr diogelwch cleifion ac yn aelod o gyfadran y Sefydliad Gwella Gofal Iechyd (IHI). Mae wedi hyfforddi fel fferyllydd ac mae wedi cyd-gadeirio sawl menter gydweithredol yn yr IHI.
Wrth i fomentwm gwelliant gynyddu yn y Grŵp Cydweithredol ar gyfer Gofal Diogel, mae nawr yn gyfle da i edrych ar waith tîm a chyfathrebu, un o’r elfennau rhyng-gysylltu yn Fframwaith ar gyfer Gofal Diogel, Dibynadwy ac Effeithiol y Sefydliad Gwella Gofal Iechyd.
Mae gofal iechyd yn gymhleth a dyrys. Mae llawer o bobl yn ymwneud â darparu gofal, ni waeth ym mha leoliad rydych chi, felly i fod yn effeithiol ac i gydweithio mae angen i ni gael tîm effeithiol sy’n cyfathrebu’n dda ac yn datrys gwrthdaro. Nid yw dim ond dweud wrth bobl eu bod yn aelod o dîm yn creu tîm. Mae rhai rhinweddau a gweithgareddau y mae’n rhaid i dimau eu perfformio i adeiladu’r cydlyniant hwnnw. Mae ganddynt genhadaeth gyffredin, ac maent yn ei deall, maent yn deall eu rolau, mae ganddynt ddiogelwch seicolegol, maent yn cwestiynu ei gilydd ac yn cefnogi ei gilydd, ac mae ganddynt ffyrdd o ddatrys gwrthdaro. Rhaid ichi ofyn o’r cychwyn cyntaf, beth yw’r normau ar gyfer y tîm hwn, pwy sy’n rhan o’r tîm, a beth yw’r rolau disgwyliedig ar gyfer pob aelod o’r tîm hwn? Normau ymddygiad yw bod pawb yn cael dweud eu dweud ac mae pawb yn cael cyfrannu. Yn y pen draw, sylfaen tîm da yw bod pawb yn parchu ei gilydd yn ddiysgog.
Mae angen arweinydd tîm. Nid yw hierarchaeth yn beth drwg, oherwydd bod yn rhaid i rywun wneud y penderfyniad terfynol. Y ffordd y mae arweinydd yn defnyddio ei bŵer i ymgysylltu ag eraill sy’n gwneud tîm effeithiol. Os yw arweinydd yn dominyddu’r tîm, yna nid oes gennych dîm, un unigolyn wrth y llyw sydd gennych chi.
Beth yw ‘timrwydd’ (teamness)?
Term sy’n disgrifio gallu unigolion i weithio fel tîm yw timrwydd. Mae mwy o gydlyniant fel tîm pan fydd pobl yn cydweithio’n aml oherwydd bod y bobl hyn eisoes yn adnabod ei gilydd, ond mae achosion lle mae’r grŵp mor fawr fel nad oes cysondeb o ran yr un bobl yn cydweithio’n aml. Yn y diwydiant hedfan nid oes sicrwydd y bydd capten yn hedfan gyda’r un cyd-beilot bob tro. Felly ni waeth pwy sydd gennych yn eistedd gyda chi, mae’n rhaid i’r ddau ohonoch weithredu fel aelodau o’r tîm hwnnw. Dyma lle mae timrwydd yn bwysig. I greu timrwydd, mae’r un egwyddorion tîm yn berthnasol, eich bod chi’n dechrau gweithio fel tîm, yn deall eich cenhadaeth, a’r hyn rydych chi’n ceisio’i gyflawni. Mae pawb yn cael cyfrannu ato, mae pawb yn cael cwestiynu pethau. Efallai y bydd rhywun yn dweud, ‘wel, dydw i ddim yn siŵr a yw hynny’n iawn’, neu ‘dwi’n meddwl ein bod ni’n colli rhywbeth’. Dim ond gyda diogelwch seicolegol y mae posib cynnal trafodaethau fel hyn. Ac yna daw cytundeb ar sut i symud ymlaen, felly mae pawb yn gwybod beth a ddisgwylir, mae pawb wedi cyfrannu at y cynllun, mae pawb yn gwybod beth fydd nesaf. Mae tîm effeithiol yn cynllunio ac yn cyflawni, ond mae’r aelodau yn myfyrio hefyd.
Y rheswm pam fod gennym ni weithgareddau fel cyfarfodydd rhoi pennau ynghyd (huddles) ym maes gofal iechyd yw oherwydd bod pob un ohonom ni’n nodi’r hyn rydyn ni’n ei ystyried yn risg bosibl, ac wrth hynny rwy’n golygu bod yn ymwybodol o’r sefyllfa. Ydyn ni’n deall ein sefyllfa bresennol? Ydyn ni’n gwybod beth yw’r risgiau sy’n gysylltiedig â’r hyn rydyn ni’n ei wneud? Pan fydd gennych waith tîm effeithiol, bydd gan bob aelod o’r tîm farn wahanol am y sefyllfa a all gyfrannu at helpu i ddatblygu’r ymwybyddiaeth sefyllfaol gyffredinol honno. Yn yr achos hwn, ymwybyddiaeth sefyllfaol yw gwybod beth rydym yn gweithio i’w gyflawni, problemau nad ydym wedi meddwl amdanynt, ac a ydym yn mynd i lawr twll cwningen?
Sut gall tîm wella eu cyfathrebu?
Os nad oes gan aelod o’r tîm eglurder ynghylch yr hyn y mae’r tîm yn ceisio’i gyflawni, yna’n gyffredinol yr iaith a argymhellir yw ‘er mwyn i mi ddeall’ neu ddefnyddio rhyw iaith gritigol nad yw’n peri tramgwydd ond sy’n agor y drws i drafodaeth bellach. Gallech ddweud, ‘Nid wyf yn glir beth oedd ystyr hynny, gawn ni fynd drwyddo eto?’ Opsiwn arall yw darllen yn ôl neu ddysgu’n ôl a dweud, ‘yr hyn y clywais i chi’n ei ddweud oedd … a yw hynny’n gywir?’ Mae’r broses hon yn atgyfnerthu diogelwch seicolegol ac yn atal pobl rhag mynd yn amddiffynnol. Mae’n dechneg effeithiol oherwydd efallai mai’r ymateb fyddai ‘nid dyna oeddwn i’n ei olygu, dyma beth oeddwn i’n ei olygu…’
Mae sesiynau briffio, seibiannau (timeouts) ac ôl-drafodaeth yn weithgareddau y gall timau eu defnyddio. Ychydig cyn llawdriniaeth, er enghraifft, argymhellir bod pawb yn cymryd seibiant a chamu’n ôl. Cyn i’r driniaeth ddechrau, mae’r tîm yn stopio i adnabod y claf, nodi’r driniaeth, nodi’r pryderon a allai fod ganddo a chytuno eu bod wedi mynd i’r afael â phopeth. Mae ôl-drafodaeth yn digwydd ar ôl digwyddiad. Gallai hyn fod yn ôl-ofal claf, neu gallai gael ei gynnal gan dîm gwella ar ôl prawf newid bach. Yr ôl-drafodaeth yw’r elfen astudio – beth ddysgon ni a beth fyddwn ni’n ei wneud yn well y tro nesaf?
Yr offeryn arall a argymhellir i’w ddefnyddio yw SBAR (Sefyllfa-Cefndir-Asesiad-Argymhelliad). Cynlluniwyd hwn i gyflwyno gwybodaeth fwriadedig ac argymhelliad mewn modd cryno iawn. Beth yw’r sefyllfa yr ydym yn delio â hi? Beth yw’r cefndir? Beth ydw i’n ei gynnig fel asesiad o’r hyn rydw i’n meddwl sy’n mynd ymlaen? A beth yw fy argymhelliad i eraill?
Sut mae hwn yn cael ei ddefnyddio yn y Grŵp Cydweithredol ar gyfer Gofal Diogel?
Yn y Grŵp Cydweithredol ar gyfer Gofal Diogel, mae gennym dimau gwella sy’n gorfod ymarfer y technegau hyn. Yna maent yn dod â gwersi a ddysgwyd am waith tîm a chyfathrebu effeithiol yn ôl i’w meysydd gwaith. Mae cael gwaith tîm effeithiol yn rhan annatod o newid diwylliant yn ôl y Fframwaith ar gyfer Gofal Diogel, Dibynadwy ac Effeithiol. Ni allwch gael tîm da oni bai bod gennych ddiogelwch seicolegol, ond ni allwch gael diogelwch seicolegol oni bai bod gennych dîm sy’n parchu ei gilydd yn ddiysgog. Ni allwch ddatrys gwrthdaro os nad oes gennych waith tîm da a thechnegau datrys gwrthdaro da. Mae atebolrwydd yn rhan hanfodol o gael tîm effeithiol oherwydd mewn tîm effeithiol rydym yn dwyn ein gilydd i gyfrif am ein hymddygiad a’n gweithredoedd. Pan fydd y timau gwella yn arddangos yr ymddygiadau hyn ac yn defnyddio’r offer cyfathrebu hyn, yna mae pobl eraill yn dechrau efelychu’r hyn sy’n digwydd.
Heb waith tîm effeithiol sut y gall tîm gwella helpu i arwain sefydliad tuag at ddarparu gofal gwell? A heb waith tîm effeithiol sut mae gobaith i ni ddarparu’r gofal sydd ei angen ar ein cleifion?
Ble nesaf?
Fframwaith ar gyfer Gofal Diogel, Dibynadwy ac Effeithiol y Sefydliad Gwella Gofal Iechyd (IHI)